Μπορεί να νομίζετε ότι ένα συνημμένο σε email ή ένα μήνυμα στη συνομιλία είναι εξίσου γρήγορο και ασφαλές με τη μεταφόρτωση στον λογαριασμό σας. Στην πράξη, ένα έγγραφο που στέλνετε με αυτόν τον τρόπο μπορεί να μείνει σε γραμματοκιβώτια και ιστορικά συνομιλιών που δεν ελέγχετε πλήρως, ενώ η μεταφόρτωση μέσα από τη σελίδα του λογαριασμού σας περνά από τη δική σας είσοδο. Ο βασικός κίνδυνος της απλής αποστολής είναι ότι ένα αρχείο μπορεί να φτάσει σε λάθος αποδέκτη ή να προωθηθεί χωρίς να το αντιληφθείτε. Για τα βήματα που αξίζει να ελέγξετε πριν από κάθε αποστολή, μπορείτε να συμβουλευτείτε αυτή η ιστοσελίδα.
Ποιες είναι οι δύο επιλογές για τα έγγραφα στο Spinbara;
Στο Spinbara έχετε δύο τρόπους να στείλετε τα έγγραφα που ζητά ο λογαριασμός σας. Η πρώτη επιλογή είναι η μεταφόρτωση μέσα από τη σελίδα του λογαριασμού σας, όπου το αρχείο ανεβαίνει απευθείας και συνδέεται με το προφίλ σας. Η δεύτερη είναι η αποστολή με email ή μέσω συνομιλίας, δηλαδή ένα μήνυμα που φεύγει από το δικό σας γραμματοκιβώτιο ή από την εφαρμογή μηνυμάτων. Η επιλογή σας καθορίζει πού θα μείνει το αντίγραφο, ποιος μπορεί να το δει και πόσο εύκολα μπορείτε να το ξαναβρείτε αργότερα. Ελέγξτε πάντα στους όρους και προϋποθέσεις ποιο κανάλι αναγνωρίζεται για την ταυτοποίηση, γιατί αυτό ορίζει ποια διαδρομή πρέπει να ακολουθήσετε.
| Κριτήριο | Μεταφόρτωση στον λογαριασμό | Email ή συνομιλία |
|---|---|---|
| Πού φτάνει το έγγραφο | Απευθείας στο προφίλ σας | Στο γραμματοκιβώτιο ή στην εφαρμογή |
| Ποιος έχει πρόσβαση | Εσείς, με τη δική σας είσοδο | Όσοι έχουν πρόσβαση στα μηνύματα |
| Καταγραφή στο προφίλ | Καταγράφεται αυτόματα | Δεν συνδέεται με τον λογαριασμό |
| Έλεγχος μετά την αποστολή | Από τις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας | Μόνο μέσα στο δικό σας γραμματοκιβώτιο |
Ποιος μπορεί να δει τα έγγραφά σας;
Όταν στέλνετε ένα έγγραφο με email ή μέσα από συνομιλία, το αρχείο διακινείται από διακομιστές τρίτων και μπορεί να μείνει αποθηκευμένο σε συσκευές που δεν ελέγχετε. Αν έχετε μοιραστεί τον υπολογιστή ή το τηλέφωνό σας, το αρχείο μπορεί να βρεθεί εύκολα στον φάκελο λήψεων ή στο ιστορικό της εφαρμογής. Η μεταφόρτωση στον λογαριασμό σας είναι διαφορετική, αφού το αρχείο φτάνει σε χώρο που προστατεύεται από τη δική σας είσοδο, κάτι που εσείς ελέγχετε. Ο κίνδυνος δεν είναι θεωρητικός, γιατί ένας προωθημένος λογαριασμός ή ένα λάθος όνομα αποδέκτη αρκεί για να φτάσει ένα ευαίσθητο έγγραφο σε λάθος χέρια.
Για να μειώσετε αυτόν τον κίνδυνο, ελέγξτε τις ρυθμίσεις ασφαλείας του λογαριασμού σας στο Spinbara πριν ανεβάσετε οτιδήποτε. Μπορείτε να δείτε ποιες συσκευές έχουν ανοίξει τη συνεδρία σας και να κλείσετε όσες δεν αναγνωρίζετε. Αν χρησιμοποιείτε κοινόχρηστο υπολογιστή, αποσυνδεθείτε πάντα μετά την ολοκλήρωση, γιατί η είσοδος μένει ενεργή αν δεν την κλείσετε. Έτσι το έγγραφο δεν μένει ορατό σε όποιον καθίσει μετά από εσάς. Ελέγξτε επίσης ότι το email του λογαριασμού σας είναι δικό σας και ότι μπορείτε να το ανακτήσετε, γιατί από αυτό εξαρτάται η πρόσβασή σας.
Τι γίνεται με το αρχείο μετά την αποστολή;
Το αρχείο που ανεβάζετε στον λογαριασμό σας συνδέεται με το προφίλ σας, οπότε παραμένει καταγεγραμμένο εκεί όπου μπορείτε να το βρείτε. Αν χρειαστεί να το ξαναδείτε ή να το αντικαταστήσετε, το βρίσκετε στην ενότητα των στοιχείων σας χωρίς να ψάχνετε στα εισερχόμενα. Στο email, αντίθετα, το συνημμένο μπορεί να διαγραφεί κατά τον καθαρισμό του γραμματοκιβωτίου ή να χαθεί ανάμεσα σε πολλά άλλα μηνύματα. Μια συνομιλία κινείται ακόμη πιο γρήγορα, και η παλιά της σειρά μπορεί να εξαφανιστεί. Εσείς χρειάζεστε μια σταθερή θέση για το αρχείο, και ο λογαριασμός είναι η πιο προβλέψιμη.
Ο λογαριασμός δίνει καλύτερο έλεγχο στο αρχείο
Η ανάληψη και η κατάθεση δεν πρέπει να εξαρτώνται από ένα συνημμένο που ψάχνετε ξανά. Όταν το έγγραφο βρίσκεται στον λογαριασμό σας, μπορείτε να το συσχετίσετε με το αίτημα χωρίς να το στείλετε ξανά από άλλο κανάλι. Αυτό σας προστατεύει από τη σύγχυση ανάμεσα σε πολλές εκδόσεις του ίδιου αρχείου. Ελέγξτε στο ταμείο αν ένα αίτημα ζητά επιπλέον στοιχεία πριν προχωρήσετε, ώστε να μην στέλνετε τα ίδια έγγραφα περισσότερες από μία φορές. Η διαφορά είναι ουσιαστική, γιατί η παρακολούθηση της κατάστασης γίνεται εύκολα όταν ξέρετε πού βρίσκεται το αρχείο.
Πώς ξέρετε ότι το έγγραφο έφτασε σωστά;
Μια αποστολή με email ή συνομιλία μπορεί να φαίνεται επιτυχής χωρίς να έχει επιβεβαιωθεί από το σύστημα. Ένα μήνυμα που δεν απαντήθηκε δεν σας λέει αν ο παραλήπτης το άνοιξε ή αν το συνημμένο διαβάστηκε σωστά. Στη μεταφόρτωση στον λογαριασμό σας, η κατάσταση του εγγράφου εμφανίζεται στο ίδιο σημείο, οπότε μπορείτε να την ελέγξετε χωρίς να εικάζετε. Αν βλέπετε ότι κάτι λείπει ή ότι το αρχείο είναι θολό, μπορείτε να το ανεβάσετε ξανά πριν εξεταστεί το αίτημά σας. Έτσι αποφεύγετε καθυστερήσεις που προκαλεί ένα απλό λάθος στο αρχείο.
Εκεί φαίνεται καθαρά η διαφορά των δύο επιλογών. Αν στείλετε με email, θα χρειαστεί να περιμένετε απάντηση και να ελέγξετε χειροκίνητα αν φτάσατε στον στόχο. Αν χρησιμοποιήσετε τον λογαριασμό, βλέπετε μόνοι σας αν το αρχείο έχει ληφθεί. Εσείς αποφασίζετε πότε χρειάζεται νέα μεταφόρτωση, χωρίς να εξαρτάστε από το αν κάποιος θυμήθηκε να απαντήσει. Διαβάστε, ωστόσο, στους όρους και προϋποθέσεις τον χρόνο ελέγχου, ώστε να ξέρετε ποια προθεσμία ισχύει πριν βασιστείτε σε αυτήν.
Τι να ελέγξετε πριν στείλετε έγγραφα στο Spinbara;
Πριν ανεβάσετε ή στείλετε οτιδήποτε, περάστε από τα εξής σημεία:
- Ελέγξτε ότι βρίσκεστε στη σελίδα του δικού σας λογαριασμού πριν ανεβάσετε το αρχείο.
- Διαβάστε στους όρους και προϋποθέσεις ποιο κανάλι αναγνωρίζεται για την ταυτοποίηση.
- Ελέγξτε στο ταμείο αν η ανάληψη ή η κατάθεση ζητά επιπλέον έγγραφα.
- Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο είναι καθαρό και φαίνεται ολόκληρο πριν το ανεβάσετε.
- Κλείστε τη συνεδρία σας αν χρησιμοποιείτε κοινόχρηστη συσκευή.